Il funzionamento di un centralino telefonico è molto semplice, e lo si può riassumere in pochi passaggi. Il primo passaggio riguarda il trattamento delle chiamate in entrata, ovvero le chiamate in entrata vengono instradate verso il centralino telefonico tramite le linee che possono essere analogiche o digitali.
Dopodiché in base alla programmazione stabilita, il centralino inizierà a far squillare tutti i telefoni interni o solo un gruppo di telefoni interni, instradando l’utente sull’operatore più adatto. Inoltre è possibile inserire un dispositivo di posto operatore automatico, che consentirà all’utente di raggiungere l’interno selezionato senza far squillare gli interni.
Qualora l’area selezionata nel posto operatore automatico non risponda, dopo un determinato numero di squilli la chiamata viene instradata su un interno apposito programmato nel caso di mancata risposta degli operatori. Una volta ricevuta la chiamata dell’utente. L’operatore in caso di necessità può smistare la chiamata ad un altro operatore su un interno diverso senza che l’utente debba effettuare una nuova telefonata.
Dopo spiegato il funzionamento di base del centralino telefonico, possiamo introdurre altre funzionalità innovative anch’esse molto importanti. Queste funzioni innovative migliorano di gran lunga le prestazioni del centralino e la vita lavorativa dei dipendenti in ufficio. Una di queste funzionalità sono i messaggi vocali (detti anche messaggi DISA). I messaggi DISA sono dei messaggi audio pre-registrati che si possono utilizzare nei momenti in cui siamo momentaneamente assenti sul posto di lavoro oppure quando l’azienda è chiusa. Questi messaggi DISA si preoccupano in caso di chiamata esterna di lanciare il messaggio di momentanea assenza in maniera totalmente automatica.
I messaggi DISA si possono combinare insieme ad altre funzioni, come per esempio la funzione giorno / notte o la funzione week-end. In poche parole grazie ad un calendario interno al centralino telefonico possiamo programmare messaggi vocali diversi sia per giorno che per la notte, o per l’interno week-end nel caso in cui si avesse la necessità di utilizzare la funzione week-end per chiusura settimanale o occasionale.
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